Zeitmanagement Coaching

Zeitmanagement-Methoden, um deinen Tag effektiv und produktiv zu gestalten

Ob im Privat- oder Berufsleben, der Umgang mit deiner wertvollen zur Verfügung stehenden Zeit ist äußerst wichtig.

Eine effektive Zeiteinteilung, Zeitplanung oder auch Zeitmanagement genannt, hilft dir, produktiv und zielgerichtet zu arbeiten und die anfallenden Aufgaben zu erledigen, um am Ende des Tages das Gefühl von Zufriedenheit und Befriedigung hinsichtlich der erledigten und erfüllten To-Dos zu haben. Und dennoch kommt es manchmal vor, dass unsere To-Do-Liste nach einem 8-stündigen (Arbeits-)Tag voller als voll ist.

„Ich muss das tun, ich muss unbedingt das erledigen, ach ja und das muss ich auch unbedingt heute schaffen.“ Kommt dir das bekannt vor?

Die Folgen sind Überstunden oder das hektische Erledigen von Dingen am Abend. Der Kopf raucht und du versuchst, alle To-Dos zu strukturieren und zu priorisieren und dabei nicht in Panik zu verfallen.

Als Mama, Ehefrau und Familienmanagerin ist deine To-Do-Liste nochmal um einiges länger und die „Überstunden“ und die Denkleistung, auch nach dem nicht vorhandenen Feierabend, werden nicht bezahlt, kosten dich aber vielleicht ganz schön viele Nerven.

Dabei musst du vermutlich 80% von deinen vermeintlichen „Muss“- Aufgaben gar nicht erledigen, denn vielleicht sind sie gar nicht so wichtig und dringend, wie du es manchmal empfindest. Das Zauberwort beim Thema Zeitmanagement und Herausfiltern der wirklich wichtigen Aufgaben heißt „Priorisieren – aber richtig“.

Dafür gibt es zahlreiche Techniken und Methoden, die dabei helfen, seine verfügbare (Frei-)Zeit effektiv und produktiv einzuteilen. Dabei kannst du die Methoden sowohl für deine Arbeit als auch dein Privatleben wunderbar nutzen.

Eine der simpelsten Methoden, die du sehr gut in deinen Alltag integrieren kannst, ist die „Ich muss-Ich möchte-Andere möchten“-Technik.

„Ich muss-Ich möchte-Andere möchten“-Technik

Dafür sortierst du alle deine To-Dos in 3 Spalten ein:

Ich muss-Spalte…In dieser Kategorie befinden sich Aufgaben, die definitiv heute erledigt werden müssen, weil es morgen zu spät ist, z.B. die Steuererklärung am Stichtag abgeben, Rechnungen zahlen (wenn morgen dafür Mahngebühren anfallen) oder fixe Termine, z.B. beim Kinder- oder Zahnarzt.

Aber: Wäsche waschen fällt nur in diese Kategorie, wenn morgen sonst keine Unterwäsche mehr im Schrank ist. :-)

Ich möchte-Spalte…An zweiter Stelle folgen die Aufgaben, die man selbst gerne an diesem Tag erledigen möchte, die aber auch noch um ein paar Tage verschoben werden könnten, z.B. Wäsche waschen, den Wocheneinkauf erledigen, eine Freundin anrufen o.ä.

Hier lohnt es sich auch, etwas zeitlichen Puffer einzuplanen, falls zusätzlich noch etwas Unvorhergesehenes zu erledigen ist. Erfahrungsgemäß kommt immer was dazwischen!

Andere möchten-Spalte…Zu guter Letzt kommen Aufgaben, von denen andere gerne hätten, dass wir sie erledigen. Hier heißt es konsequent sein und solche Aufgaben nur annehmen, wenn es zeitlich an diesem Tag auch wirklich passt!

Freunden beim Umzug helfen? Auf den Hund der Nachbarin aufpassen? Nur, wenn es die eigenen Pläne nicht durcheinanderbringt!

Es gibt noch eine Vielzahl weiterer spannender Zeitmanagement-Methoden, die dir in deinem (Berufs-) Alltag beim Priorisieren und Strukturieren aller Aufgaben helfen können. Diese wollen wir dir im Folgenden etwas näher vorstellen.

Weitere Zeitmanagement-Methoden im Überblick:

Ziel aller Methoden ist hierbei das Gleiche:

• Priorisieren aller anstehenden Aufgaben
• Eliminieren möglicher Störfaktoren
• Überforderung, Stress und Übermüdung vermeiden, stattdessen das Konzentrationslevel möglichst hoch erhalten
• Anstehende Aufgaben visualisieren und eventuell in kleine Teilaufgaben unterteilen

1. Das Eisenhower-Prinzip

Bei dieser Methode werden deine Aufgaben in 4 Kategorien bzw. Quadranten eingeteilt. Dabei gibt es 4 Kriterien, nach denen du deine auszuführenden Tätigkeiten kategorisieren kannst:

Wichtig oder unwichtig? Dringend oder nicht dringend?

So ergeben sich 4 Quadranten:

-> A-Quadrant: wichtig und dringend

Aufgaben, die sich in diesem Quadranten befinden solltest du unverzüglich erledigen, da es sich hierbei um Krisen, Probleme oder Aufgaben mit klaren Deadlines handelt

-> B-Quadrant: wichtig und nicht dringend

Aufgaben in diesem Quadranten werden häufig übersehen, da hier Dringlichkeit und Wichtigkeit gleichgesetzt und somit die Aufgaben als weniger wichtig betrachtet werden. Tatsächlich aber sind sie von sehr hoher Bedeutung, meistens für dich selber oder für deine Liebsten. Beispiele hierfür können Gesundheit, Weiterbildungen, Persönlichkeitsentwicklung oder Erholung sein.

-> C-Quadrant: unwichtig, aber dringend

Aufgaben in diesem Quadranten sind oft Zeitfresser. E-Mails verschicken oder telefonisch Termine vereinbaren ist zwar wichtig, dennoch hat es auf dein Leben eine ganz andere Auswirkung als die Erledigung von Aufgaben aus dem B-Quadranten. Daher darfst und solltest du Aufgaben aus dem C-Quadranten reduzieren oder delegieren.

-> D-Quadrant: unwichtig und nicht dringend

Diese Aufgaben darfst du getrost metaphorisch in die Tonne schmeißen oder, wenn es wirklich gar nicht anders geht, abgeben. Aufgaben in diesem Quadranten sind nicht wichtig für dein Leben, außer es handelt sich um Spaß-/Freudeaufgaben, die eigentlich weder wichtig noch dringend sind, dir aber zum Beispiel zur Erholung und Entspannung verhelfen. Dann darfst und solltest du diese Aufgaben im Rahmen eines guten Zeitmanagements natürlich behalten und individuell entscheiden, wann die Erfüllung der Aufgabe berechtigt ist

2. Das Pareto-Prinzip

Die 80-20-Technik ist eine der beliebtesten Selbstorganisationsmethoden. Hierbei gilt es nämlich herauszufinden, welche Aufgaben tatsächlich für das Erreichen bzw. Erzielen des gewünschten Ergebnisses am wichtigsten sind.

Das Pareto-Prinzip besagt nämlich, dass nur 20% der Aufgaben (Aufwand) für 80% der Ergebnisse nötig sind. Somit liegt es bei dieser Technik in deiner Macht und Hand festzulegen, welche Aufgabe den größten Einfluss auf das Ergebnis hat und dich auf die Bearbeitung dieser zu fokussieren.

3. Alpen-Methode

Diese Methode beinhaltet insgesamt 5 Schritte, die dir dabei helfen, die anstehenden Aufgaben in deinem (Arbeits-)Alltag zu strukturieren, um einen besseren Überblick zu bekommen.

Aufgaben: Sammle alle zu erledigenden Aufgaben und erstelle eine To-Do-Liste

Länge: Schätze für jede Aufgabe, wie viel Zeit du für die Erledigung dieser benötigst. Dadurch kannst du den ersten Überblick bekommen, ob eine Erledigung innerhalb eines Tages möglich ist oder nicht.

Pufferzeiten: Plane bewusst Pufferzeiten in deinen Tag ein. Verplane somit 60% deines Tages für die Erledigung der Aufgaben und halte 40% der Zeit für unvorhergesehene Eventualitäten frei.

Entscheidungen: Priorisiere die Aufgaben auf deiner To-Do-Liste und treffe eine Entscheidung, welche Aufgabe du als erstes erledigen möchtest/solltest.

Nachkontrolle: Überprüfe anschließend, ob deine Planung realistisch war und du die Aufgaben in der geplanten Zeit tatsächlich erledigen konntest. So kannst du deine zukünftigen Planungen stets optimieren.

4. ABC-Methode

Eine super simple und gleichzeitig effektive Methode, die dir bei deinem Zeit- und Selbstmanagement helfen kann. Am besten lässt sich diese Methode in Kombination mit einer weiteren, detaillierteren Methode anwenden, kann aber bereits die erste große Hilfestellung zur Strukturierung und Priorisierung bieten.

Hierbei werden alle zu erledigenden Aufgaben priorisiert nach sehr wichtig (A), wichtig (B) und weniger wichtig (C).

A – Diese Aufgaben haben die höchste Priorität z.B aufgrund von Deadlines oder drohenden Konsequenzen, wenn sie nicht (rechtzeitig) erledigt werden. Daher solltest du gute 60% deiner Zeit für diese Aufgaben einplanen.

B – Diese Aufgaben sind weniger wichtig und oftmals gut delegierbar. Nichtsdestotrotz dürfen sie erledigt werden, wenn auch deutlich weniger Zeit für sie aufgewendet werden soll/darf (max. 25 %).

C – Diese Aufgaben sind die unwichtigsten und oftmals Zeitfresser. Daher sollten sie max. 15 % deiner Zeit beanspruchen. Sollten diese Aufgaben nicht wichtig sein, dir aber gut tun (z.B. telefonieren o.ä.) solltest du hier Prioritäten setzen, ob die Erledigung oder dein seelisches Wohl anders Stelle oder an dem Tag wichtiger sind.

Generell gilt, vergiss bei all dem Zeitmanagement und der Erledigung zahlreicher Aufgaben nicht nach dir, deinen Bedürfnissen und Wünschen zu schauen.

5. Küss den Frosch

Ein lustiger Name, der eine wichtige Message mit sich bringt. „Eat the frog“ ist eine Methode, bei der erst die Arbeit (das „Unangenehme“) und anschließend das Vergnügen auf dem Plan stehen.

Demnach solltest du laut der Küss den Frosch-Methode mit der wichtigsten, schwierigsten und gleichzeitig unangenehmsten Aufgabe beginnen.

Der Grund dafür ist recht simpel: am Morgen sind unsere Motivation, Konzentration und das Energielevel am höchsten aufgrund unseres recht hohen Blutzuckerspiegels. Zudem kannst du in den Tag direkt mit einem Erfolgserlebnis und einem Gefühl der Produktivität und Fortschritts starten, das dich den Tag über weiterhin antreibt.

6. 10-10-10-Methode

Entscheidungen treffen ist oft gar nicht so einfach, weder im Privat- noch im Berufsleben. Diese Methode soll dir bei deiner Selbstreflexion helfen, deine Entscheidungen über die Priorität der zu erledigenden Aufgaben nicht in die Länge zu ziehen.

Stehst du also vor einer Entscheidung solltest du dich nach der 10-10-10-Methode direkt fragen, was denn die Konsequenzen deiner Entscheidung sein werden

…in 10 Minuten

…in 10 Monaten

…in 10 Jahren.

Mit dieser neuen Sichtweise kannst du einen „objektiveren“ Blick auf alle To-Dos werfen und bekommst sogleich ein Gefühl der Wichtigkeit bzw. Unwichtigkeit für die Aufgaben.

Für mehr Effektivität und Selbstmanagement, lässt sich diese Methode prima in Kombination mit der Alpen-Methode anwenden.

7. Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik, benannt nach einer Küchenuhr in Tomatenform hat ihren Fokus auf einer effektiven Arbeitsweise. Demnach beinhaltet diese Technik insgesamt 5 Schritte:

1. Notiere alle zu erledigenden Aufgaben schriftlich
2. Stelle einen Wecker auf 25 Minuten
3. Arbeite diese 25 Minuten konzentriert und ohne jegliche Unterbrechungen oder Ablenkungen
4. Mache 5 Minuten Pause
5. Wiederhole diese Vorgehensweise 4x und mache danach eine Pause von 20-30 Minuten

Mit vielen kleinen, aber regelmäßigen Pausen soll die Leistungsfähigkeit auf einem hohen Niveau über eine längere Zeit bleiben. Daher ist bei dieser Methode sehr wichtig, konsequent nach 25 Minuten eine Pause einzulegen, auch wenn es manchmal schwerfällt, die Aufgabe zu unterbrechen.

8. GTD (Getting Things done)

Diese Methode ist recht kompliziert, dafür aber effektiv. Sie zielt darauf ab, dein Gedächtnis möglichst zügig zu entlasten, um dich auf eine effektive und produktive Erledigung wichtiger Aufgaben zu konzentrieren. Dabei werden die Aufgaben nach Aufwand, Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert.

Insgesamt gibt es innerhalb dieser Methode 5 Schritte zu befolgen:

1. Alle To-Dos aufschreiben: Dadurch entlastest du dein Kurzzeitgedächtnis, ohne krampfhaft einen Gedanken festhalten zu müssen
2. Sortieren & Priorisieren: Du bewertest die Wichtigkeit der Aufgaben und ob diese zeitnah erledigt oder verschoben werden können
3. Organisieren: Alle Aufgaben werden nun in Kategorien einsortiert, z.B Büro, Zuhause, Besprechen oder Besorgen. Dabei werden die einzelnen Aufgaben in Teilaufgaben unterteilt, z.B. Hausputz wird unterteilt in Aufräumen, Staub wischen, Putzmittel vorbereiten, Boden wischen etc.
4. Kontrollieren: Behalte die Übersicht im Blick und halte die Liste ordentlich und gepflegt (z.B. wöchentlich)
5. Erledigen: Starte mit der wichtigsten und dringlichsten Aufgabe

9. Zeitflussmethode

Diese Technik gehört nicht zu den klassischen Zeitmanagementmethoden, denn sie verfolgt einen anderen Ansatz. Die Zeitflussanalyse zielt darauf ab, in deinem bereits bestehenden System, Alltag unnötige Aufgaben/Aspekte zu reduzieren oder gar eliminieren, um so zu mehr Produktivität zu kommen, da keine unnötige Zeit für unwichtige Aufgaben verschwendet wird.

Diese Methode basiert also stark auf der Selbstreflexion. Beobachte dich gerne eine Zeit lang beim Arbeiten/Erledigen von Aufgaben und notiere, was denn deine häufigsten Zeitdiebe sind. Häufig ist es unser Smartphone, unsere ständige Erreichbarkeit etc. Anhand dessen kannst du für dich entscheiden, in welchem Umfang du diese Zeitdiebe in deinem (Arbeits-)Alltag reduzieren oder gar „verbannen“ möchtest.

10. Not-To-Do-Listen

Diese Methode ist keine vollständige Zeitmanagementmethode und sollte daher in jedem Fall in Kombination mit einer weiteren Technik angewendet werden.

Und dennoch kann der Ansatz der Not-To-Do-Listen eine erste große Hilfestellung in der Selbstreflexion und dem Selbstmanagement geben.

Hierbei notierst du nämlich alle deine (möglichen) Störfaktoren und Aufgaben/Tätigkeiten, die definitiv nicht erledigt werden müssen. Meistens sind diese Tätigkeiten eher Zeitdiebe und lenken dich nur von den wichtigen Aufgaben ab.

Hänge die Liste irgendwo sichtbar für dich auf, um dich bei der Erledigung deiner Aufgaben stets daran zu erinnern, falls der Wunsch nach einer „Ablenkung“ größer wird.

Noch ein Hinweis: es beutetet keineswegs, dass „Störfaktoren“ immer schlecht sind. Wenn du eine Pause einlegst und „Zeitdiebe“ (wie z.B. dein Smartphone) kurz zur Entspannung nutzt, dann dürfen diese natürlich in deinem Alltag bestehen bleiben. Wichtig ist hier nur, bewusst zu verstehen, wann die „Störfaktoren“ und Zeitdiebe ihre Berechtigung haben oder zum Einsatz kommen dürfen, ohne die Erledigung wichtiger und dringlicher Aufgaben zu behindern.

Zeitmanagement und Coaching

Das Thema Zeitmanagement begegnet uns täglich im Privat- und Berufsleben. Wichtig genug also, dass wir uns dem Thema auch in unserem Coaching widmen. Sowohl in unserem Online-Kurs “Bewerbungscoaching für Mütter – zurück ins berufliche Glück” als auch in unserm Online-Kurs “SelbstStändig. Mit Herz & Verstand!” beschäftigen wir uns mit den alltäglichen Prioritäten und der für dich besten Strategie.